Datenspeicherung

Was wir speichern

Nur was der Dienst braucht. Die kanonische Kopie jeder Mail bleibt bei deinem Anbieter.

• Konto: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Organisation, Rolle, Mitgliedschaften, Einladungen.
• Anbindung: IMAP- und SMTP-Host, Benutzername, verschlüsseltes Postfach-Passwort. Das Origin-Passwort teilen wir nicht mit dem Team.
• Mail-Cache: Betreff, Absender, Empfänger, Vorschau, Ordner und Flags für die Inbox-Liste. Text und HTML der Nachricht verschlüsselt. Dazu ein Suchindex (Betreff, Absender, Vorschau, Text), damit Suche ohne den Origin auskommt.
• Anhänge: Metadaten dauerhaft; der Dateiinhalt nur als verschlüsselter Zwischenspeicher, wenn du ihn öffnest — danach läuft ein siebentägiges Ablaufdatum.
• Kalender, Regeln, Kontakte, Signaturen: Termine (Beschreibung verschlüsselt), Regelwerke, Kontakte aus empfangenen Mails, Signaturen am Konto.
• KI (Pro, Business, Testphase): Zusammenfassungen und Kategorien verschlüsselt. Free ohne KI.
• Betrieb: Sitzung, Regel-Protokolle, Abrechnungsstatus. Passwörter speichern wir als Argon2id-Hash, nicht im Klartext.

Wo es liegt

Jede Organisation hat die Datenregion Europa. App, API, Worker, PostgreSQL und Redis laufen bei Railway. PostgreSQL ist die Quelle für Konto, Cache und Kalender. Redis ist für Warteschlangen und Live-Aktualisierungen da, nicht als Mail-Archiv.

Die Marketing-Website custmail.io läuft bei Vercel in Frankfurt. Auf dem Telefon liegt ein verschlüsselter lokaler Cache (SQLCipher); das Passwort bleibt auf der Website.

CustMail betreibt keinen eigenen Mailserver. Was bei Gmail, Microsoft oder deinem Hoster liegt, bleibt dort — einschließlich Zustellung und Spam-Filter.

Was nicht nur in Europa liegt

Der Cache und das Konto sind auf Europa ausgelegt. Einzelne Hilfsdienste sind das nicht — das solltest du wissen, bevor du sie nutzt.

• Stripe: Zahlung und Rechnungsdaten, wenn du ein Abo abschließt.
• OpenAI: Wenn KI an ist, gehen Nachrichtentexte an die OpenAI-API (Zusammenfassung, Kategorie, Terminvorschlag, Suche per Ähnlichkeit). Ohne KI-Plan passiert das nicht.
• Kontaktformular: Nachrichten von der Website gehen über Resend an uns.
• Origin: Dein Mailanbieter speichert weiter, wo er speichert. Darauf haben wir keinen Einfluss.

Warum wir speichern

Ohne Zwischenstand müsste jedes Öffnen der Inbox den Origin fragen. Der Cache macht Liste, Suche, Regeln und Kalender schnell — auf Web und Mobil denselben Stand. Die Anbindung speichern wir, damit das Team dieselben Postfächer nutzen kann, ohne das Kennwort zu kennen. Konto und Abo brauchen wir für Vertrag und Zugang.

Wie lange

• Konto- und Vertragsdaten: solange der Vertrag läuft, danach für gesetzliche Aufbewahrung.
• Mail-Cache: solange das Postfach angebunden ist. Nach dem Trennen kannst du den Cache löschen lassen. Vom Origin entfernte Nachrichten räumen wir nach 48 Stunden aus dem Cache.
• Erste Synchronisation: standardmäßig die letzten 90 Tage, nicht das gesamte Archiv deines Anbieters.
• Anhang-Cache: 7 Tage nach dem Laden. Regel-Protokolle: 7 Tage (Free), 30 Tage (Pro), 365 Tage (Business).
• Sitzung: 14 Tage. Einladungslinks: 7 Tage. Testdaten können nach Ende der Testphase gelöscht werden.

Backups können etwas hinterherlaufen. CustMail ist ein Zwischenspeicher, kein Archiv — die Originalmails bleiben beim Anbieter.

Wer Zugriff hat

In der Organisation: Owner und Admins sehen alle angebundenen Postfächer und Kalender. Mitglieder nur das, was ihnen zugewiesen oder freigegeben ist. Das IMAP-Passwort bleibt in CustMail, nicht im Chat.

Bei CustCom verarbeiten wir Workspace-Inhalte als Auftragsverarbeiterin nach deiner Weisung, nicht für Werbung. Personen mit Zugang sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Details stehen im AVV.

Verschlüsselung und Schutz

Ruhende Inhalte (Nachrichtentext, HTML, Zugangsdaten, KI-Ergebnisse, geladene Anhänge, Kalenderbeschreibungen) speichern wir mit AES-256-GCM, je Organisation mit eigenem Schlüssel. Das schützt vor einem Dump der Platte. Es schützt nicht vor einem gestohlenen Login — wer im Workspace sitzt, sieht, was die Rolle erlaubt.

Die Anmeldung setzt ein technisch notwendiges Cookie (HttpOnly, SameSite Lax, in Produktion Secure). Auf der Website setzen wir keine Analyse-Cookies. Die Verbindung zum Postfach verlangt TLS.

Hosting und Hilfsdienste

• Railway — App (app.custmail.io), API, Worker, PostgreSQL, Redis
• Vercel — Website custmail.io, Region Frankfurt
• Stripe — Abo und Zahlung
• OpenAI — optionale KI in Pro, Business und der Testphase
• Resend — Kontaktformular der Website

Transaktionale Mails (Bestätigung, Einladung, Passwort) gehen über unseren Systemversand oder über ein von dir angebundenes Konto — nicht über einen CustMail-Mailhost.

Rechte und Kontakt

Auskunft, Löschung und die übrigen DSGVO-Rechte: info@custmail.io. Rechtlich verbindlich sind Datenschutz, AVV, AGB und Impressum.