Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die CustCom UG (haftungsbeschränkt), Sandstraße 17, 49080 Osnabrück, Deutschland. Kontakt: info@custmail.io.

Diese Erklärung gilt für die Marketing-Website, das Kundenkonto, die Web-Anwendung und verbundene Dienste von CustMail.

2. Überblick der Verarbeitung

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

• Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Workspace-Zugehörigkeit und Abrechnungsdaten
• Zugangs- und Verbindungsdaten zu angebundenen IMAP- und SMTP-Konten, soweit Sie diese hinterlegen
• zwischengespeicherte Nachrichten, Ordner, Anhänge-Metadaten, Kalendereinträge und Regeldefinitionen
• technische Protokolle, Geräte- und Nutzungsdaten zur Sicherheit und Fehlerbehebung

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung).

Soweit Sie in optionale Verarbeitungen einwilligen, etwa in nicht notwendige Cookies oder Newsletter, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Konto, Vertrag und Support

Für Registrierung, Login, Workspace-Verwaltung, Rechnungen und Support speichern wir die Angaben, die Sie uns übermitteln, sowie den Verlauf der Vertragsbeziehung.

Ohne diese Daten können wir den Dienst nicht bereitstellen. Support-Nachrichten speichern wir, bis die Anfrage abgeschlossen ist und gesetzliche Fristen ablaufen.

5. Postfach-Cache und Zugangsdaten

CustMail bindet bestehende Postfächer an. Dafür speichern wir die von Ihnen hinterlegten Verbindungsdaten und synchronisieren Nachrichten in einen verschlüsselten Zwischenspeicher in Europa.

Der Cache dient der schnellen Darstellung von Inbox, Suche, Regeln und Kalenderfunktionen. CustMail ersetzt Ihren Mailanbieter nicht. Löschen oder Trennen eines Kontos beendet die weitere Synchronisation; bereits gespeicherte Kopien entfernen wir nach den in den AGB und im AVV beschriebenen Fristen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Inhalte der E-Mails können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wenn Absender oder Empfänger sie dort ablegen. Wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter für den jeweiligen Workspace, nicht für eigene Zwecke wie Werbung.

6. Hosting und Auftragsverarbeitung

Wir setzen Dienstleister für Hosting, Speicherung, Versand transaktionaler E-Mails und Zahlungsabwicklung ein, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist. Diese Stellen verarbeiten Daten nur nach Weisung und auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO.

Eine allgemeinverständliche Beschreibung, welche Daten wo liegen, steht unter /datenspeicherung. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) für Kunden, die CustMail als Verantwortliche nutzen, ist gesondert unter /avv hinterlegt.

7. Cookies, Protokolle und Sicherheit

Für die Anmeldung und den Schutz des Kontos setzen wir technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen ein. Serverprotokolle (etwa Zeit, Statuscode, grobe technische Kennungen) nutzen wir, um Angriffe zu erkennen, Fehler zu beheben und die Verfügbarkeit zu sichern.

Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nur, wenn Sie eingewilligt haben oder sie für den angeforderten Dienst zwingend erforderlich sind.

8. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke nötig ist. Kontodaten bleiben für die Dauer des Vertrags und danach für gesetzliche Aufbewahrungsfristen gespeichert. Cache-Daten richten sich nach der Anbindung des Postfachs und Ihren Löschaktionen.

Technische Protokolle kürzen oder löschen wir, sobald sie für Sicherheit und Betrieb nicht mehr erforderlich sind.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen.

Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an info@custmail.io. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Identität prüfen müssen, bevor wir Auskunft erteilen.

10. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns ist regelmäßig die zuständige Aufsichtsbehörde in Niedersachsen der richtige Ansprechpartner, unbeschadet Ihres Rechts, eine andere zuständige Behörde zu wählen.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst, die Rechtslage oder eingesetzte Verfahren ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite. Das Datum oben zeigt die letzte inhaltliche Aktualisierung.